Notaris adalah sebuah sebutan profesi untuk seseorang yang telah mendapatkan pendidikan hukum yang dilisensi oleh pemerintah untuk melakukan hal-hal hukum, khususnya sebagai saksi penandatanganan pada dokumen. Bentuk profesi notaris berbeda-beda tergantung pada sistem hukum.
Pekerjaan notaris dapat dilacak balik ke abad ke 2-3 pada masa roma kuno, di mana mereka dikenal sebagai scribae, tabellius atau notarius. Pada masa itu, mereka adalah golongan orang yang mencatat pidato.
Istilah notaris diambil dari nama pengabdinya, notarius, yang kemudian menjadi istilah/titel bagi golongan orang penulis cepat atau stenografer. Notaris adalah salah satu cabang dari profesi hukum yang tertua di dunia.
Jabatan notaris ini tidak ditempatkan di lembaga eksekutif, legislatif, ataupun yudikatif. Notaris diharapkan memiliki posisi netral, sehingga apabila ditempatkan di salah satu dari ketiga badan negara tersebut maka notaris tidak lagi dapat dianggap netral. Dengan posisi netral tersebut, notaris diharapkan untuk memberikan penyuluhan hukum untuk dan atas tindakan hukum yang dilakukan notaris atas permintaan kliennya. Dalan hal melakukan tindakan hukum untuk kliennya, notaris juga tidak boleh memihak kliennya, karena tugas notaris ialah untuk mencegah terjadinya masalah.
Jenis notaris
Notaris civil law
Notaris civil law yaitu lembaga notariat berasal dari italia utara dan juga dianut oleh Indonesia.
Ciri-cirinya ialah:
•mendapatkan honorarium dari masyarakat umum.
Notaris common law
Notaris common law yaitu notaris yang ada di negara Inggris dan Skandinavia.
Ciri-cirinya ialah:
•Tidak diangkat oleh pejabat penguasa.
Sekitar abad ke 5, notaris dianggap sebagai pejabat istana. Di Italia utara sebagai daerah perdagangan utama pada abad ke 11 - 12, dikenal Latijnse Notariat, yaitu orang yang diangkat oleh penguasa umum, dengan tujuan melayani kepentingan masyarakat umum, dan boleh mendapatkan honorarium atas jasanya oleh masyarakat umum.
Latijnse notariat ini murni berasal dari Italia Utara, bukan sebagai pengaruh hukum romawi kuno. Pada tahun 1888, terbitlah buku Formularium Tabellionum oleh Imerius, pendiri sekolah Bologna, dalam rangka peringatan 8 abad sekolah hukum Bologna. Berturut-turut seratus tahun kemudian ditebitkan Summa Artis Notariae oleh Rantero dari Perugia, kemudian pada abad ke 13 buku dengan judul yang sama diterbitkan oleh Rolandinus Passegeri. Ronaldinus Passegeri kemudian juga menerbitkan Flos Tamentorum. Buku-buku tersebuut menjelaskan definisi notaris, fungsi, kewenangan dan kewajiban-kewajibannya.
Empat istilah notaris pada zaman Italia Utara:
- Notarii untuk konselor raja dan kanselarij paus;
Tabelio dan clericus untuk gereja induk dan pejabat-pejabat agama yang kedudukannya lebih rendah dari paus.
Pada abad ke 14, profesi notaris mengalami kemunduran dikarenakan penjualan jabatan notaris oleh penguasa demi uang di mana ketidaksiapan notaris dadakan tersebut mengakibatkan kerugian kepada masyarakat banyak.
Sementara itu, kebutuhan atas profesi notaris telah sampai di Perancis. Pada abad ke 13, terbitlah buku Les Trois Notaires oleh Papon. Pada 6 oktober 1791, pertama kali diundangkan undang-undang di bidang notariat, yang hanya mengenal 1 macam notaris. Pada tanggal 16 maret 1803 diganti dengan Ventosewet yang memperkenalkan pelembagaan notaris yang bertujuan memberikan jaminan yang lebih baik bagi kepentingan masyarakat umum. Pada abad itu penjajahan pemerintah kolonial Belanda telah dimulai di Indonesia. Secara bersamaan pula, Belanda mengadaptasi Ventosewet dari Perancis dan menamainya Notariswet. Dan sesuai dengan asas konkordasi, undang-undang itu juga berlaku di Hindia Belanda/ Indonesia.
Notaris pertama yang diangkat di Indonesia adalah Melchior Kelchem, sekretaris dari College van Schenpenen di jakarta pada tanggal 27 agustus 1620. Selanjutnya berturut turut diangkat beberapa notaris lainnya, yang kebanyakan adalah keturunan Belanda atau timur asing lainnya.
Pada tanggal 26 januari 1860, diterbitkannya peraturan Notaris Reglement yang selanjutnya dikenal sebagai Peraturan Jabatan Notaris. Reglement atau ketentuan ini bisa dibilang adalah kopian dari Notariswet yang berlaku di Belanda. Peraturan jabatan notaris terdiri dari 66 pasal. Peraturan jabatan notaris ini masih berlaku sampai dengan diundangkannya undang-undang nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan notaris.
Setelah Indonesia merdeka pada tanggal 17 agustus 1945, terjadi kekosongan pejabat notaris dikarenakan mereka memilih untuk pulang ke negeri Belanda. Untuk mengisi kekosongan ini, pemerintah menyelenggarakan kursus-kursus bagi warga negara Indonesia yang memiliki pengalaman di bidang hukum (biasanya wakil notaris). Jadi, walaupun tidak berpredikat sarjana hukum saat itu, mereka mengisi kekosongan pejabat notaris di Indonesia.
Selanjutnya pada tahun 1954, diadakan kursus-kursus independen di universitas Indonesia. Dilanjutkan dengan kursus notariat dengan menempel di fakultas hukum, sampai tahun 1970 diadakan program studi spesialis notariat, sebuah program yang mengajarkan keterampilan (membuat perjanjian, kontrak dll) yang memberikan gelar sarjana hukum (bukan CN – candidate notaris/calon notaris) pada lulusannya.
Pada tahun 2000, dikeluarkan sebuah peraturan pemerintah nomor 60 yang membolehkan penyelenggaraan spesialis notariat. PP ini mengubah program studi spesialis notarist menjadi program magister yang bersifat keilmuan, dengan gelar akhir magister kenotariatan.
Yang mengkhendaki profesi notaris di Indonesia adalah pasal 1868 Kitab undang-undang hukum perdata yang berbunyi: “Suatu akta otentik ialah suatu akta di dalam bentuk yang ditentukan oleh undang-undang, yang dibuat oleh atau dihadapan pegawai-pegawai umum yang berkuasa untuk itu ditempat di mana akta dibuatnya.” Sebagai pelaksanaan pasal tersebut, diundangkanlah undang-undang nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan notaris (sebagai pengganti statbald 1860 nomor 30).
Menurut pengertian undang undang no 30 tahun 2004 dalam pasal 1 disebutkan definisi notaris, yaitu: “Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan kewenangan lainnya sebagaimana maksud dalam undang-undang ini.” Pejabat umum adalah orang yang menjalankan sebagian fungsi publik dari negara, khususnya di bidang hukum perdata.
Sebagai pejabat umum notaris adalah:
Berjiwa pancasila;
Taat kepada hukum, sumpah jabatan, kode etik notaris;
Berbahasa Indonesia yang baik;
Sebagai profesional notaris:
Memiliki perilaku notaris;
Ikut serta pembangunan nasional di bidang hukum;
Menjunjung tinggi kehormatan dan martabat.
Notaris menertibkan diri sesuai dengan fungsi, kewenangan dan kewajiban sebagaimana ditentukan di dalam undang-undang jabatan notaris.
Sejarah Perkumpulan Notaris dan Dasar Hukum Perkumpulan Notaris di Indonesia
Jaman Hindia Belanda sampai Sekarang:
Ikatan Notaris Indonesia (I.N.I) yang merupakan wadah perkumpulan/organisasi bagi para notaris, berdiri semenjak tanggal 01 Juli 1908, diakui sebagai badan hukum (rechtpersoon) berdasarkan Gouvernements Besluit (Penetapan Pemerintah) tanggal 05 September 1908 Nomor 9, merupakan satu-satunya wadah pemersatu bagi semua dan setiap orang yang memangku dan menjalankan tugas jabatannya sebagai Pejabat Umum. Sebagai Tindak Lanjut dari Sejarah Perkumpulan Notaris. Maka Terbitlah Aturan Peraturan Perundang-undangan, yakni:
Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris yang telah disahkan dan diundangkan serta mulai berlaku pada tanggal 6 Oktober 2004;
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Notaris;
Berdasarkan ketentuan Anggaran Perkumpulan Notaris yang terakhir telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 23 Januari 1995 Nomor C2-10221.HT.01.06 Tahun 1995 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 7 April 1995 Nomor 28 Tambahan No.1/P-1995, Ikatan Notaris Indonesia (INI) merupakan satu-satunya wadah organisasi bagi segenap Notaris di seluruh Indonesia yang berbentuk Perkumpulan yang berbadan Hukum dari Peraturan Perundang-undangan Hindia Belanda yakni Gouvernements Besluit (Penetapan Pemerintah) tanggal 05 September 1908 Nomor 9 Tentang Keberadaan Ikatan Notaris Indonesia (I.N.I) yang merupakan wadah perkumpulan/organisasi bagi para notaris;
Syarat diangkat menjadi notaris sesuai dengan UUJN pasal 3
Warga negara Indonesia
Karena notaris adalah pejabat umum yang menjalankan sebagian dari fungsi publik dari negara, khususnya di bagian hukum perdata. Kewenangan ini tidak dapat diberikan kepada warga negara asing, karena menyangkut dengan menyimpan rahasia negara, notaris harus bersumpah setia atas Negara Republik Indonesia, sesuatu yang tidak mungkin bisa ditaati sepenuhnya oleh warga negara asing.
Berumur minimal 27 tahun
Umur 27 tahun dianggap sudah stabil secara mental dan emosional.
Bertakwa kepada Tuhan YME
Diharapkan notaris tidak akan melakukan perbuatan asusila, amoral dll.
Pengalaman
Telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja sebagai karyawan notaris dalam waktu 2 tahun berturut-turut pada kantor notaris, atas prakarsa sendiri atau rekomendasi organisasi notaris setelah lulus magister kenotariatan; Supaya telah mengetahui praktik notaris, mengetahui struktur hukum yang dipakai dalam pembuatan aktanya, baik otentik ataupun di bawah tangan, dan mengetahui administrasi notaris.
Ijazah
Berijazah sarjana hukum dan lulusan strata dua kenotariatan; telah mengerti dasar-dasar hukum Indonesia.
Non-PNS
Tidak berstatus pegawai negeri, pejabat negara, advokat, pemimpin maupun karyawan BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta atau jabatan lain yang oleh undang-undang dilarang untuk dirangkap dengan jabatan notaris. Notaris tidak boleh merangkap jabatan karena notaris dilarang memihak dalam kaitannya sebagai pihak netral supaya tidak terjadi benturan kepentingan.
Prosedur pengangkatan notaris sesuai dengan UUJN (pasal 4 – 7)
Untuk dapat melaksanakan tugas jabatan notaris, maka sebelumnya harus dilakukan tahapan-tahapan sebagai berikut:
Mengajukan permintaan ke Departemen Hukum dan HAM untuk pengangkatan sebagai notaris, dengan melampirkan:
Nama notaris yang akan dipakai;
Ijazah-ijazah yang diperlukan;
Surat pernyataan tidak memiliki jabatan rangkap;
Apabila semua dokumen tersebut sudah lengkap dan telah diterima oleh departemen Hukum dan HAM, maka si calon notaris menunggu turunnya surat keputusan menteri Hukum dan HAM. Baru setelah surat keputusannya turun, si calon notaris akan ditempatkan di wilayah tertentu.
Notaris harus bersedia disumpah sebagaimana disebutkan dalam pasal 4 dalam waktu maksimal 2 bulan sejak tanggal surat keputusan pengangkatan sebagai notaris. Notaris mengucapkan sumpah sesuai dengan agamanya masing-masing dihadapan menteri atau pejabat yang ditunjuk
Sumpah jabatan yaitu: Melaksanakan jabatan dengan amanah, jujur, saksama, mandiri dan tidak berpihak. Kelima sifat ini adalah dasar karakter seorang pejabat notaris” :
Amanah: dapat dipercaya melaksanakan tugasnya yaitu melaksanakan perintah dari para pihak/orang yang mengkhendaki notaris untuk menuangkan maksud dan keinginannya dalam suatu akta dan para pihak membubuhkan tanda tangannya pada akhir akta.
Jujur: tidak berbohong atau menutup-nutupi segala sesuatunya.
Saksama: yaitu berhati-hati dan teliti dalam menyusun redaksi akta agar tidak merugikan para pihak.
Mandiri: notaris memutuskan sendiri akta yang dibuat itu bersruktur hukum yang tepat serta dapat memberikan penyuluhan hukum kepada klien.
Tak berpihak: netral, tidak memihak pada satu pihak.
Menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajiban sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab sebagai notaris” :
Menjaga sikap dan tingkah laku: maksudnya harus mempunyai sifat profesional baik dalam atau di luar kantor.
Menjalankan kewajiban sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab sebagai notaris: menjaga kehormatan martabat profesi notaris, termasuk tidak menjelekkan sesama kolega notaris atau perang tarif.
Akan merahasiakan isi akta dan keterangan yang diperoleh dalam pelaksanaan jabatan” :
Merahasiakan isi akta dan keterangan yang diperoleh, maksudnya notaris harus mendengarakan keterangan dan keinginan klien sebelum menuangkannya dalam bentuk akta. Notaris berkewajiban untuk merahasiakan seluruh isi akta dan seluruh keterangan yang didengarnya. Hal ini berkaitan dengan “hak ingkar” yaitu hak yang dimiliki oleh notaris, notaris berhak untuk tidak menjawab pertanyaan hakim bila terjadi masalah atas akta notariil yang dibuatnya. Keterangan/kesaksian yang diberikan oelh notaris adalah sesuai dengan yang dituangkannya dalam akta tersebut. Hak ini gugur apabila berhadapan dengan undang-undang tindak pidana korupsi (pasal 16 UUJN)
Tidak memberikan janji atau mejanjikan sesuatu kepada siapapun beik secara langsung atau tidak langsung dengan nama atau dalih apapun”:
yaitu berkaitan dengan hal pemberian uang untuk pengangkatan di wilayah tertentu.
Pada saat disumpah, notaris sudah menyiapkan segala suatu untuk melaksanakan jabatannya seperti kantor, pegawai, saksi, protokol notaris, plang nama, dll. Setelah disumpah, notaris hendaknya menyampaikan alamat kantor, nama kantor notarisnya, cap, paraf, tanda tangan dll kepada meteri Hukum dan HAM., organisasi notaris dan majelis pengawas.
Kewenangan notaris menurut UUJN (pasal 15)
Membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundangan dan/atau yag dikhendaki oleh yang berkepentingan, untuk dinyatakan dalam akta otentik, menajmin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya sepanjang pembuatan akta tersebut tidak ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
Mengesahkan tanda tangan dan menetapakan kepastian tanggal pembuatan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (legalisasi).
Legalisasi adalah tindakan mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan yang dibuat sendiri oleh orang perseorangan atau oleh para pihak di atas kertas yang bermaterai cukup yang di tanda tangani di hadapan notaris dan didaftarkan dalam buku khusus yang disediakan oleh notaris.
Membukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (waarmerking).
Membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan.
Melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya (legalisir).
Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.
Membuat akta yang berhubungan dengan pertanahan.
Membuat akta risalah lelang.
Membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada minuta akta yang telah di tanda tangan, dengan membuat berita acara (BA) dan memberikan catatan tentang hal tersebut padaminuta akta asli yang menyebutkan tanggal dan nomor BA pembetulan, dan salinan tersebut dikirimkan ke para pihak (pasal 51 UUJN).
Kewajiban notaris menurut UUJN (pasal 16)
Bertindak jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;
Membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protokol notaris, dan notaris menjamin kebenarannya; Notaris tidak wajib menyimpan minuta akta apabila akta dibuat dalam bentuk akta originali.
Mengeluarkan grosse akta, salinan akta dan kutipan akta berdasarkan minuta akta;
Wajib memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam UUJN, kecuali ada alasan untuk menolaknya.
Yang dimaksud dengan alasan menolaknya adalah alasan:
Yang membuat notaris berpihak,
Yang membuat notaris mendapat keuntungan dari isi akta;
Notaris memiliki hubungan darah dengan para pihak;
Akta yang dimintakan para pihak melanggar asusila atau moral.
Merahasiakan segala suatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah \ jabatan.
Kewajiban merahasiakan yaitu merahasiakan segala suatu yang berhubungan dengan akta dan surat-surat lainnya adalah untuk melindungi kepentingan semua pihak yang terkait.
Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 bulan menjadi 1 buku/bundel yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika jumlahnya lebih maka dapat dijilid dalam buku lainnya, mencatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;Hal ini dimaksudkan bahwa dokumen-dokumen resmi bersifat otentik tersebut memerlukan pengamanan baik terhadap aktanya sendiri maupun terhadap isinya untuk mencegah penyalahgunaan secara tidak bertanggung jawab.
Membuat daftar dan akta protes terhadap tidak dibayarnya atau tidak diterimanya surat berharga;
Membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut uraian waktu pembuatan akta setiap bulan dan mengirimkan daftar akta yang dimaksud atau daftar akta nihil ke Daftar Pusat Wasiat Departemen Hukum Dan HAM paling lambat tanggal 5 tiap bulannya dan melaporkan ke majelis pengawas daerah selambat-lambatnya tanggal 15 tiap bulannya;
Mencatat dalam repotrorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada seiap akhir bulan;
Mempunyai cap/stempel yang memuat lambang negara republik indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;
Membacakan akta di hadapan pengahadap dengan dihadiri minimal 2 orang saksi dan ditanda tangani pada saat itu juga oleh para penghadap, notaris dan para saksi;
Menerima magang calon notaris;
Larangan jabatan notaris menurut UUJN (pasal 17)
Notaris dilarang:
Menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya;
Meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah;
Merangkap sebagai pegawai negeri;
Merangkap sebagai pejabat negara;
Merangkap sebagai advokat;
Merangkap jabatan sebagai pemimpin atau pegawai BUMN, BUMD, atau badan usaha swasta;
Merangkap sebagai pejabat pembuat akta tanah di luar wialayah jabatan notaris;
Menjadi notaris pengganti;
Melakukan profesi lain yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan atau kepatutan yang dapat memengaruhi kehoramatan dan martabat jabatan notaris.
Notaris hanya berkedudukan di satu tempat di kota/kabupaten, dan memiliki kewenangan wilayah jabatan seluruh wilayah provinsi dari tempat kedudukannya. Notaris hanya memiliki 1 kantor, tidak boleh membuka cabang atau perwakilan dan tidak berwenang secara teratur menjalankan jabatan dari luar tempat kedudukannya, yang artinya seluruh pembuatan akta harus sebisa mungkin dlaksanakan di kantor notaris kecuali pembuatan akta-akta tertentu. Notaris dapat membuat perserikatan perdata, dalam hal ini mendirikan kantor bersama notaris, dengan tetap memperhatikan kemadirian dan kenetralannya dalam menjalankan jabatan notaris.
Setiap notaris ditempatkan di suatu daerah berdasarkan formasi notaris. Formasi notaris ditentukan oleh menteri Hukum dan HAM. dengan mempertimbangkan usul dari organisasi notaris.
Formasi notaris ditentukan berdasarkan:
Kegiatan dunia usaha;
Jumlah penduduk;
Rata-rata jumlah akta yang dibuat oleh dan/atau di hadapan notaris setiap bulannya.
Sebagai pejabat umum, notaris memiliki jam kerja yang tidak terbatas. Untuk itu notaris memiliki hak cuti. Ketentuan mengenai cuti notaris menurut UUJN (pasal 25-32):
Hak cuti bisa diambil setelah notaris menjalankan jabatannya secara efektif selam 2 tahun;
Selama cuti, notaris harus memilih notaris pengganti;
Cuti bisa diambil setiap tahun atau diambil sekaligus untuk beberapa tahun;
Setiap pengambilan cuti maksimal 5 tahun sudh termasuk perpanjangannya;
Selama masa jabatan notaris, jumlah waktu cuti paling lama ialah 12 tahun;
Permohonan cuti diajukan ke:
Majelis pengawas daerah, untuk cuti tidak lebih dari 6 bulan;
Majelis pengawas wilayah, untuk cuti 6 bulan sampai dengan 1 tahun;
Majelis pengawas pusat, untuk cuti lebih dari 1 tahun.
Selain notaris itu sendiri, dalam keadaan terdesak, suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus dari notaris dapat memohonkan permohonan cuti kepada majelis pengawas;
Apabila permohonan cuti diterima maka akan dikeluarkan sertifikat cuti yang dikeluarkan oleh pejabat yang ditunjuk;
Apabila permohonan cuti ditolak oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti, maka penolakan itu harus disertai oleh alasan penolakan;
Notaris yang cuti wajib menyerahkan protokol notaris ke notaris pengganti.
Apabila pada saat cuti, notaris meninggal dunia, maka notaris yang menggantikannya menjalankan jabatannya. Suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus dari notaris wajib melaporkannya kepada majelis pengawas daerah dalam jangka waktu 7 hari kerja sejak notaris itu meninggal.
Notaris pengganti adalah orang yang diangkat sementara untuk menggantikan notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai notaris (UUJN pasal 1 angka 3). Syaratnya (UUJN pasal 33 angka 1):
WNI;
Cukup umur (27 tahun);
Berijazah sarjana hukum;
Telah berkerja sebagai karyawan kantor notaris paling sedikit 2 tahun berturut-turut.
Notaris pengganti habis masa kerjanya setelah masa cuti notaris selesai.
Notaris pengganti khusus ialah seseorang yang diangkat sebagai notaris untuk menggantikan seorang notaris, untuk membuat akta tertentu, karena di daerah kabupaten atau kota tidak ada notaris lain, sedangkan notaris yang menurut ketentuan UUJN tidak boleh membuat akta yang dimaksud (UUJN pasal 1 angka 4), syaratnya sama dengan notaris pengganti, yaitu:
WNI;
Cukup umur (27 tahun);
Berijazah sarjana hukum;
Telah berkerja sebagai karyawan kantor notaris paling sedikit 2 tahun berturut-turut.
Notaris pengganti khusus ditunjuk oleh majelis pengawas daerah, dan ahnaya berwenang untuk membuat akta untuk kepentingan notaris dan keluarganya. (UUJN Pasal 34 ayat 1). Notaris pengganti khusus tidak disertai dengan penyerahan protokol notaris (UUJN pasal 34 ayat 2).
Pejabat sementara notaris, yaitu seseorang yang untuk sementara menjalankan jabatan notaris bagi notaris yang:
Meninggal dunia;
Diberhentikan;
Diberhentikan sementara.
Pemberhentian Notaris menurut UUJN (pasal 8-14) Pemberhentian notaris bisa dikarenakan 3 hal, yaitu: Notaris berhenti dari jabatannya dengan hormat, karena:
Meninggal dunia;
Berumur 65 tahun, yang berarti memasuki masa pensiun, kecuali diperpanjang sampai umur 67 tahun apabila sehat;
Permintaan sendiri;
Tidak mampu secara rohani atau jasmani, dibuktikan dengan kinerja yang bruk selama 3 tahun berturut-turut;
Merangkap jabatan.
Notaris diberhentikan sementara dari jabatannya karena:
Dalam proses pailit atau penundaan pembayaran utang; Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah keadaan tersebut telah selesai.
Berada di bawah pengampuan; Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah keadaan tersebut telah selesai.
Melakukan perbuatan tercela; Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah masa pemberhentian sementara berakhir (masa pemberhentian sementara maksimal 6 bulan).
Melanggar kewajiban dan larangan jabatan
Notaris yang bersangkutan dapat dipulihkan haknya setelah masa pemberhentian sementara berakhir.
Dalam hal merangkap jabatan, notaris wajib mengambil cuti dan memilih notaris pengganti. Jika tidak memilih notaris pengganti, maka MPD akan menunjuk notaris lain sebaga pemegang protokol notaris. Setelah tidak lagi merangkap jabatan dapat kembali menjadi pejabat notaris.
Notaris diberhentikan dengan tidak hormat karena:
Dinyatakan pailit atas putusan pengadilan yang telah memiliki kekuatan hukum yang tetap;
Berada di bawah pengampuan selama lebih dari 3 tahun;
Melakukan perbuatan yang merendahkan kehormatan dan martabat jabatan notaris;
Melakukan pelanggaran berat terhadap kewajiban dan larangan jabatan.
Pengawasan notaris menurut UUJN (pasal 67-81) Notaris merupakan jabatan yang mandiri dan tidak memiliki atasan secara struktural, jadi notaris bertanggung jawab langsung kepada masyarakat. Pengawas notaris adalah menteri Hukum dan HAM, yang dalam rangka mengawasi notaris membentuk majleis pengawas dengan unsur:
Pemerintah; Sebagai penguasa yag mengangkat pejabat notaris.
Notaris; Notaris dilibatkan karena notaris yang mengetahui seluk-beluk pekerjaan notaris.
Akademisi. Kehadirannya dikaitkan dengan perkembangan ilmu hukum, karena lingkup kerja notaris bersifat dinamis dan selalu berkembang.
Yang diawasi oleh majelis pengawas:
Tingkah laku notaris;
Pelaksanaan jabatan notaris;
Pemenuhan kode etik notaris, baik kode etik dalam organisasi notaris ataupun yang ada dalam UUJN;
Organisasi notaris adalah wadah perkumpulan notaris. Di Indonesia, hanya ada satu organisasi yang diakui yaitu Ikatan Notaris Indonesia (INI). INI telah ada dari awal munculnya profesi notaris di Indonesia. Wadah yang diakui hanya satu karena wadah profesi ini memiliki satu kode etik. Dan juga diakui oleh Departemen Hukum dan HAM, sesuai dengan keputusan menteri Hukum dan HAM No.M.01/2003 pasal 1 butir 13.
